Modul · Workflow- und Prozess-Engine

Die meisten Systeme zwingen Sie in ihren Ablauf. Bei uns ist der Ablauf die Konfiguration.

Betriebliche Realität besteht selten aus einfachen Datensätzen. Eine Bestellung braucht eine Freigabe, eine Frist braucht eine Erinnerung, ein Mangel braucht eine Zuständigkeit, ein Audit braucht eine Reihenfolge. Genau das leistet die Prozess-Engine, die in jeder Installation läuft: Sie modelliert Ihre Abläufe als Prozesse mit Schritten, Bedingungen, Datenfeldern, Uploads, Zeitgebern und Benachrichtigungen.

Ein Bedienprinzip statt fünf

Dieselbe Engine trägt die PSA-Bestellung, den Schiffsbesuch, den Störungsbericht, die Notfallmeldung und das Werft-Mängelverfahren

Für Sie heißt das: ein Bedienprinzip statt fünf, eine Historie statt fünf, und ein Ansprechpartner, wenn sich etwas ändern soll. Die Prozess-Engine stammt aus der Zeit, in der COM AND zu den ersten Anbietern webbasierter Workflow-Management-Systeme gehörte, und wird seit 1998 weiterentwickelt.

Was unterscheidet konfigurierte Prozesse von programmierten? Sie ändern sich, ohne dass Software ausgeliefert werden muss. Eine neue Freigabestufe, eine Vertretungsregel, eine geänderte Frist: eingestellt, getestet, aktiv. Kein Release, kein Wartungsfenster, kein Projektantrag.

Was die Engine kann

Bausteine, aus denen Ihre Abläufe entstehen

Schritte und Verzweigungen

Prozesse mit beliebig vielen Schritten, Verzweigungen und Parallelpfaden. Bedingungen entscheiden, welcher Weg gegangen wird.

Eingaben je Schritt

Manuelle Eingaben, Auswahllisten, Datei-Uploads und Pflichtfelder je Schritt. Der Prozess fragt genau das ab, was der Schritt braucht.

Automatische Schritte

E-Mail, Benachrichtigung, Zeitgeber, Bedingung, Datenfeld-Änderung, Folgeprozess. Eskalationen laufen, ohne dass jemand daran denkt.

Fortschritt für alle

Fortschrittsanzeige mit Vorgänger- und Nachfolgeschritten für alle Beteiligten. Jeder sieht, wo der Vorgang steht und wer dran ist.

Vollständige Historie

Prozesshistorie inklusive aller Eingaben und Dateien, getrennt vom Audit-Log der Datenänderungen.

Sauber beenden

Prozesse abbrechen oder vorzeitig beenden, mit Bereinigung abhängiger Termine im Kalender.

Beispiel

Eine PSA-Bestellung als konfigurierter Prozess

So sieht ein typischer Ablauf aus, wie ihn die Engine trägt. Jeder Schritt hat Eingaben, Zuständige und Zeitgeber; jede Abweichung ist eine Konfiguration, keine Programmierung.

Bedarf

Der Mitarbeiter meldet Bedarf aus seiner Soll-Ausstattung. Pflichtfelder: Artikel, Größe, Lieferadresse.

Freigabe

Die zuständige Führungskraft gibt frei oder weist zurück. Vertretungsregel nach drei Tagen, Erinnerung nach einem Tag.

Lieferant

Automatische Übergabe an den angebundenen Lieferanten, Rückmeldung von Bestätigung und Versand als eigene Schritte.

Wareneingang

Empfang bestätigen: vollständig, beschädigt, fehlend, falsche Größe. Abweichungen lösen einen Folgeprozess aus.

Nachweis

Artikel im persönlichen Bestand mit Ablaufdatum. Der Zeitgeber erinnert vor Ende der Nutzungsdauer und startet den nächsten Bedarf.

Termine, Fristen und Kalender

Fristen entstehen dort, wo sie ausgelöst werden, nicht im Kopf eines Sachbearbeiters

Termine, die aus Prozessen entstehen, und Termine, die man selbst setzt, stehen in einer Kalenderansicht nach Tag, Woche und Monat. Eigene Ereignisarten haben eigene Bedeutung und Farbgebung. Das Verhalten je Ereignisart ist konfigurierbar: Meldepflichten während eines Zeitraums aussetzen, bei Ende benachrichtigen, Standortbezug je Termin.

Wird ein Prozess abgebrochen, werden abhängige Termine bereinigt. So bleibt der Kalender ein Abbild des tatsächlichen Betriebs.

Nachvollziehbarkeit

Die Antwort auf „wer hat das geändert“ steht schon in der Datenbank

Prozesshistorie und Audit-Log ergänzen sich: Die Historie zeigt Eingaben und Dateien je Prozess, das Audit-Log jede Datenänderung mit Wert vorher und nachher.

Wer, wann, was

Automatische Protokollierung aller Datenänderungen mit bearbeitender Person und Zeitpunkt.

Filterbar

Filter nach Bereich, Datenart, Änderungsart, Zeitraum und Person, Detailansicht je Eintrag.

Vorher und nachher

Wert vor und nach der Änderung, getrennte Prozesshistorie mit allen Eingaben und Dateien.

Auch Schnittstellen

Protokollierung jeder Schnittstellenanfrage mit Nutzer und Zeitpunkt.

Häufige Fragen

Häufige Fragen zur Prozess-Engine

Wer konfiguriert die Prozesse?

In der Einführung wir, gemeinsam mit Ihren Fachbereichen. Im Regelbetrieb können Sie Änderungen an Prozessen und Katalogen in weiten Teilen selbst vornehmen; für komplexe Änderungen steht Ihr Ansprechpartner bereit.

Was passiert mit laufenden Vorgängen, wenn sich ein Prozess ändert?

Laufende Vorgänge werden nach der Konfiguration weitergeführt, mit der sie gestartet wurden, oder kontrolliert auf die neue Fassung umgestellt. Abhängige Termine werden bereinigt.

Kann ein Prozess in einem anderen System etwas auslösen?

Ja. Die Schnittstelle arbeitet ereignisgesteuert: Ein Vorgang in einem System löst den nächsten im anderen aus, etwa die Übergabe einer Bestellung an den Lieferanten oder einer Notfallmeldung an die externe Meldeplattform.

Weitere Module

Geschäftsprozess beschreiben

Schildern Sie einen Ablauf, der heute über E-Mail und Listen läuft. Wir zeigen, wie er als konfigurierter Prozess aussieht.