Bei einem System, das Arbeitsschutz dokumentiert, ist Sicherheit kein Zusatzkapitel.
Die Fleet Operations Platform verarbeitet Daten, die über Arbeitsschutz, Prüffristen und Betriebsabläufe Auskunft geben. Entsprechend ist sie gebaut: getrennte Datenhaltung je Kunde, Hosting in Deutschland, feingranulare Berechtigungen und ein Protokoll über jede Änderung. Ein unabhängiger Penetrationstest wurde im April 2026 bestanden; Prüfbericht und Zertifikat stellen wir auf Anfrage bereit.
Sechs Festlegungen, die jede Installation prägen
Hosting in Deutschland
Rechenzentrumsstandort Deutschland, keine Datenübermittlung in Drittländer, regelmäßige automatische Sicherung, Aktualisierungen ohne Betriebsunterbrechung.
Eigene Datenbank pro Kunde
Eigene Datenbankinstanz je Kunde, kein gemeinsam genutzter Mandant. Automatisierte Systemüberwachung und definierter Ablauf bei Sicherheitsvorfällen.
Über 180 Berechtigungen
Feingranulare Rechte zu Rollen gebündelt. Wer eine Berechtigung nicht hat, sieht den Menüpunkt nicht, öffnet die Seite nicht und erhält über die Schnittstelle keine Daten.
Audit-Log
Jede Datenänderung wird automatisch protokolliert: wer, wann, Wert vorher, Wert nachher. Filter nach Bereich, Datenart, Änderungsart, Zeitraum und Person.
Penetrationstest bestanden
Unabhängige Prüfung im April 2026 mit Sicherheitszertifikat. Prüfbericht und Zertifikat auf Anfrage für Ihre IT und Ihren Datenschutzbeauftragten.
Auftragsverarbeitung
Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO, Datenminimierung und Zweckbindung je Modul, Löschkonzept mit konfigurierbaren Aufbewahrungsfristen.
Betrieb, Anmeldung, Übertragung, Datenschutz
- Hosting in Deutschland, Rechenzentrumsstandort Deutschland
- Eigene Datenbankinstanz pro Kunde, kein gemeinsam genutzter Mandant
- Keine Datenübermittlung in Drittländer
- Regelmäßige automatische Sicherung
- Aktualisierungen ohne Betriebsunterbrechung
- Automatisierte Systemüberwachung und definierter Ablauf bei Sicherheitsvorfällen
- Passwortrichtlinie mit mindestens zwölf Zeichen und Zeichenklassen
- Unumkehrbare Passwortspeicherung nach Industriestandard
- Sperre nach mehreren Fehlversuchen
- Mehrfaktor-Anmeldung über Authenticator-App oder SMS, je Rolle vorgebbar
- Sitzungen einzeln widerrufbar, globales Abmelden möglich
- Zeitlich begrenzte, protokollierte Support-Ansicht als anderer Nutzer
- Verschlüsselte Übertragung, erzwungen für alle Verbindungen
- Schutz gegen Einbetten der Anwendung in fremde Seiten
- Inhaltssicherheitsregeln, eingeschränkte Gerätezugriffe, strikte Verweisrichtlinie
- Zugriff nur von freigegebenen Domains
- Whitelist-basierte Eingabeprüfung: unbekannte Felder werden abgewiesen
- Begrenzung der Anfragefrequenz auf sicherheitsrelevanten Zugängen
- Geschützte Dateidownloads über Einmal-Freigaben statt offener Links
- Regelmäßige Aktualisierung eingesetzter Abhängigkeiten
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO
- Datenminimierung und Zweckbindung je eingesetztem Modul
- Mitarbeitende sehen ihre eigenen Daten vollständig in der Anwendung
- Betroffenenrechte umsetzbar: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Übertragbarkeit
- Löschkonzept mit konfigurierbaren Aufbewahrungsfristen
- Keine automatisierte Einzelentscheidung im Sinne von Artikel 22 DSGVO
Ebenso wichtig wie der Funktionsumfang: was ausdrücklich nicht vorgesehen ist
Eine Plattform, die Ausrüstung, Standorte und Nachweise verwaltet, weckt bei Beschäftigtenvertretungen berechtigte Fragen. Wir beantworten sie vorab und schriftlich. Die folgenden Punkte sind keine Einstellungen, die man umschalten könnte, sondern Festlegungen im Systementwurf.
Für Einführungen mit Mitbestimmung stellen wir vorbereitete Unterlagen bereit: ein Datenschutz-Informationsblatt für Beschäftigte, eine Übersicht des Nutzens für Mitarbeitende und einen Entwurf für eine Betriebsvereinbarung.
- Keine Standortverfolgung und keine Ortung von Mitarbeitenden
- Keine Erfassung von Arbeitszeit oder Anwesenheit im Rahmen der Ausrüstungsverwaltung
- Keine Leistungsmessung und keine Verhaltensanalyse
- Keine Auswertung von Bestellverhalten zur Bewertung von Personen
- Kein Zugriff auf private Geräte oder private Daten
- Keine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte, ausgenommen die für eine Bestellung notwendigen Angaben an den Lieferanten
- Keine automatisierte Entscheidung durch künstliche Intelligenz
Künstliche Intelligenz nimmt Tipparbeit ab und ordnet ein. Entscheidungen trifft sie nicht.
An zwei Stellen unterstützt KI die Arbeit: Spracheingaben zu Feststellungen und Berichten werden in strukturierte Einträge überführt, und Supportanfragen werden vorsortiert und der richtigen Stelle zugeordnet. Dazu kommen Vorschläge für Formulierungen und Kategorien, jederzeit überschreibbar.
Es gibt keine automatisierte Entscheidung über Personen und keine Bewertung von Verhalten oder Leistung. Jede KI-gestützte Ausgabe ist ein Vorschlag, der von einem Menschen bestätigt wird. Weniger Erfassungsaufwand, ohne Kontrollverlust.
Sicherheitsaussagen, die belegbar sind
Vorhanden und belegbar
- Unabhängiger Penetrationstest, April 2026, mit Zertifikat
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO
- Deutsche Datenhaltung mit eigener Datenbank je Kunde
- Vollständiges Änderungsprotokoll
- Mehrfaktor-Anmeldung und verschlüsselte Übertragung
Nicht behauptet, solange kein Nachweis vorliegt
- Zertifizierungen nach ISO 27001, SOC 2 oder BSI-Grundschutz
- Garantierte Hochverfügbarkeit oder feste Wiederherstellungszeiten
- Formale WCAG-Konformität vor tatsächlicher Prüfung
- Übertragung des Penetrationstests auf Captain Presence
- Konkrete Supportreaktionszeiten ohne vertragliche Festlegung
Häufige Fragen zur Sicherheit
Wo liegen unsere Daten?
In Deutschland, in einem Rechenzentrum mit Standort Deutschland, in einer eigenen Datenbankinstanz für Ihr Unternehmen. Es gibt kein gemeinsam genutztes Mandantenmodell und keine Übermittlung in Drittländer.
Wie sicher ist die Anwendung?
Ein unabhängiger Penetrationstest wurde im April 2026 bestanden und mit einem Sicherheitszertifikat abgeschlossen. Prüfbericht und Zertifikat stellen wir auf Anfrage bereit. Dazu kommen Mehrfaktor-Anmeldung, verschlüsselte Übertragung, Begrenzung der Anfragefrequenz, whitelist-basierte Eingabeprüfung und ein vollständiges Änderungsprotokoll.
Was ist mit Personaldaten?
Personalakten führen wir bewusst nicht in der Betriebsplattform, sondern in Caresonal, einem eigenständigen, technisch getrennten System mit eigener Anmeldung und eigener Datenhaltung. Diese Trennung vereinfacht Ihr Datenschutzkonzept.
Welche Unterlagen erhalten wir für die Prüfung?
Sicherheits- und Compliance-Übersicht, Prüfbericht und Zertifikat des Penetrationstests, Datenschutz-Informationsblatt für Beschäftigte, Entwurf einer Betriebsvereinbarung und eine Modulübersicht mit Ansichten aus der Anwendung. Fordern Sie das Paket über das Kontaktformular an.