Modul · Dokumente, Nachweise und Fristen

Kein abgelaufener Nachweis bleibt unbemerkt, und jede Freigabe hat einen Namen.

Ein Nachweis ist nur so gut wie seine Gültigkeit und die Person, die ihn geprüft hat. Das Dokumentenmodul trennt beides sauber: Der Mitarbeitende lädt hoch, eine berechtigte Person prüft und gibt frei oder weist zurück. Bis zur Freigabe gilt der Nachweis als offen. Ablaufdaten werden je Dokumentart geführt, Erinnerungen laufen automatisch. Richtlinien und Handbücher stehen für alle in der gültigen Fassung bereit.

Der Prüf-Workflow

Hochladen, prüfen, freigeben, erinnern

Drei Zustände, eine Begründung, eine Benachrichtigung. So wird aus einem Dateiablageort eine Nachweisführung.

Hochladen

Mitarbeitende laden Zertifikate, Befähigungen und Nachweise selbst hoch, per Web oder Mobilgerät. Dokumentarten und Unterarten sind frei definiert, mit eigener Gültigkeitslogik.

Prüfen

Eine berechtigte Person prüft den Nachweis. Zustände: offen, freigegeben, zurückgewiesen, jeweils mit Begründung. Bis zur Freigabe gilt der Nachweis als offen.

Benachrichtigen

Benachrichtigung und E-Mail bei Prüfergebnis. Sonderlogik für mehrteilige Nachweise, etwa Führerscheinklassen.

Erinnern

Ablauf- und Vorwarnfristen mit automatischer Erinnerung. Ein Nachweis läuft nicht mehr unbemerkt aus.

Rechte und Sichten

Eigene Dokumente gegenüber Gesamtbestand

Mitarbeitende sehen ihre eigenen Dokumente vollständig. Berechtigte Rollen sehen den Gesamtbestand, gefiltert nach Dokumentart, Standort und Gültigkeit. Rechte für das Löschen sind getrennt nach eigenen, hochgeladenen und allen Dokumenten. Downloads sind über Einmal-Freigaben geschützt statt über offene Dateilinks.

Über das Personalsystem Caresonal angebundene Nachweise erscheinen dort, wo sie gebraucht werden; der Zugriff erfordert immer eine zusätzliche Berechtigung.

Richtlinien und Handbücher

Die gültige Fassung ist die, die Ihre Leute sehen

Betriebsanweisungen, Arbeitsschutzrichtlinien und Notfallhandbücher haben eine gemeinsame Schwäche: Niemand findet die aktuelle Fassung. Das Richtlinienmodul veröffentlicht Dokumente in Gruppen, kennzeichnet Stände als Entwurf, veröffentlicht oder archiviert und stellt sicher, dass Mitarbeitende immer die freigegebene Version sehen.

Dokumentgruppen

Gruppen und Sortierung nach eigener Struktur, mehrere Dateien je Dokument mit Beschreibung.

Statusführung

Entwurf, veröffentlicht, archiviert. Nur die freigegebene Version ist für alle sichtbar.

Notfallhandbücher

Eigene Kategorien für Richtlinien und für Notfallhandbücher, direkt im Notfallablauf verfügbar.

Für alle erreichbar

Sichtbar für alle angemeldeten Nutzer, auch die ohne weiteres Modul, am Rechner und am Mobilgerät.

Nutzen

Für wen sich das rechnet

QHSE und Arbeitsschutz

Vollständige Nachweisführung mit Freigabekette, Fristenüberwachung und klar erkennbaren Lücken.

Personal und Crewing

Befähigungen und Zertifikate der Besatzung je Person, mit Vorwarnung vor Ablauf und Sonderlogik für mehrteilige Nachweise.

Mitarbeitende

Eigene Nachweise selbst hochladen, Status sehen, Erinnerung erhalten, statt Nachfragen zu beantworten.

Häufige Fragen

Häufige Fragen zur Nachweisführung

Welche Dokumentarten sind vorgesehen?

Dokumentarten und Unterarten werden frei definiert, jeweils mit eigener Gültigkeitslogik: Zertifikate, Befähigungen, Führerscheine mit Klassen, Schulungsnachweise, ärztliche Bescheinigungen und was Ihr Betrieb sonst führt.

Wer darf Nachweise freigeben?

Das regeln Rollen und Berechtigungen. Die Freigabe ist eine eigene Berechtigung; jede Freigabe und jede Zurückweisung wird mit Person, Zeitpunkt und Begründung protokolliert.

Was passiert, wenn ein Nachweis abläuft?

Vorwarnfristen erinnern Mitarbeitende und Verantwortliche rechtzeitig. Nach Ablauf gilt der Nachweis als ungültig, der Mitarbeitende wird zum Hochladen aufgefordert, und die Lücke ist in der Gesamtsicht erkennbar.

Weitere Module

Nachweisführung besprechen

Nennen Sie uns Ihre Dokumentarten und Fristen. Wir zeigen Prüf-Workflow und Erinnerungen mit Ihren Beispielen.